La reception non può rispondere su WhatsApp durante una visita.
Le richieste di appuntamento arrivano da WhatsApp, Instagram e dal modulo del sito mentre il personale è con i pazienti. Ricevono risposta quando qualcuno si libera, di solito dopo che il paziente ha già prenotato altrove.
Letta, ordinata e prenotata in 4,8 secondi, con il ragionamento salvato.
Dove finiscono davvero gli appuntamenti
Una clinica perde appuntamenti nello spazio tra la richiesta e la risposta, e non a favore di una clinica migliore. A favore di quella che ha risposto per prima. I messaggi arrivano su tre canali, nessuno di questi è compito di qualcuno in particolare, e chi potrebbe rispondere è in studio con un paziente. La sera ci sono undici conversazioni non lette e nessun modo di capire quali fossero nuovi pazienti.
Quattro cose che automatizziamo per le cliniche
Ognuna è un workflow tuo, che gira sui tuoi account, monitorato e documentato.
- WhatsApp Cloud API sul numero della tua clinica, mai su uno condiviso
- Orari proposti letti dalla tua agenda reale, mai inventati
- Passaggio a una persona con un tocco, con tutta la conversazione visibile
- Flusso di promemoria e spostamento appuntamento, con gestione della disiscrizione
- Un runbook: cosa si rompe, come si recupera, quanto costa tenerlo acceso
Le domande che fanno le cliniche
- L'assistente vede le cartelle cliniche?
- No. Gestisce solo la logistica degli appuntamenti: chi scrive, quale trattamento, quando può venire. Non ci colleghiamo al tuo gestionale clinico e non trattiamo dati sanitari. Se una conversazione va verso sintomi o consigli medici, passa a una persona e lo dichiara.
- Cosa impedisce che si inventi una risposta?
- Risponde da un elenco di risposte approvate che scrivi tu, non da un modello che tira a indovinare. Tutto ciò che esce da quell'elenco diventa un passaggio alla reception invece di una risposta improvvisata. Leggi ogni risposta che gli è permesso dare prima che vada online.
- Cosa succede se un paziente scrive qualcosa di urgente?
- La gestione delle urgenze fa parte della configurazione. Definisci tu cosa conta come urgente, e quei messaggi saltano la coda e avvisano subito una persona invece di essere gestiti dall'assistente.
- È conforme al GDPR?
- I dati restano sui tuoi account, firmiamo un accordo sul trattamento dei dati, e il Gate 1 di ogni progetto include una revisione GDPR scritta di cosa viene raccolto e per quanto tempo. Non trattiamo cartelle cliniche, il che tiene il perimetro stretto di proposito.
- Quanto ci vuole prima che funzioni?
- Da cinque a otto giorni lavorativi dalla discovery a una specifica firmata. La costruzione dipende da quanti canali colleghi. Perimetro fisso, prezzo fisso e data fissa prima che si costruisca qualcosa.
Dicci quale processo detesti di più.
Trenta minuti, senza slide. Percorriamo un processo dall'inizio alla fine e ti diciamo se automatizzarlo si ripaga.